課題
・三重と東京で拠点の離れたメンバーのコミュニケーションを促進したい
・企画業務を担う部署として創造性を上げ、アイデアの種を創出したい

効果
・他プロジェクトのメンバー同士の興味関心を醸成
・企画業務におけるコミュニケーションの便益を再認識

組織再編、プロジェクト型の仕事スタイルでメンバー間に距離が出来ていた

まず、ビーイング様の事業概要とCosmic企画部という組織について簡単に教えていただけますか？

（小池さん）はい、（株）ビーイングは主に建設業向けのシステムやソフトウェアを提供している会社です。特に、土木工事の積算システムである『Gaia』というシステムが弊社事業の核となっています。

私たちが所属するCosmic企画部は、2023年4月の組織再編によって新たに発足した部署で、新規事業の立案のための市場調査やリサーチ、議論検討を重ねたり、既存サービスの付加価値向上を目的とした企画・検討を重ねたりする業務を主に担う部署です。それまでは事業企画部という名称で、業務も幅広く、メンバーも今より多い20名程が所属する部署でしたが、部署が分割する形で発足いたしました。メンバー10名は本社である三重に5名、東京オフィスに5名という形で勤務をしています。

Cosmic企画部での仕事の進め方において、特徴的なことはありますか？

（安部さん）1つ特徴として挙げられるのは、仕事がルーティン型の業務ではなく、「プロジェクト型である点」であると考えています。所属メンバーは、多様なプロジェクトに柔軟に参画していきます。
 

そのような中、組織内のコミュニケーションについて抱えていた課題意識があれば教えてください。

（安部さん）やはりコミュニケーションが不足していると感じている点です。その1つ目の要因は、拠点が三重と東京で物理的に分かれていることにあります。半期に一度ほど、10人のメンバー全員で顔を合わせる機会も設けていますが、それだけでは業務とは直接関係の無いフランクなコミュニケーションは取りにくいと感じていました。
 
また、2つ目の要因は、業務がプロジェクト型である点も組織全体のコミュニケーションを難しくしていると考えていました。プロジェクト単位で業務を進めていくというスタイル自体は、Cosmic企画部が担う役割と照らし合わせても適切だと思います。しかし、各メンバーがそれぞれのプロジェクトに集中して仕事を行うため、同じCosmic企画部の中でも「他のプロジェクトの内容をあまり知らない」「Aさんがどのような業務やプロジェクトに従事しているか分からない」ということは少なからず出てきてしまっているな、と感じていました。

Cosmic企画部の安部さん(右)、小池さん(左)
 

「無目的」なコミュニケーションの機会をつくる

では、今回、Happiness Planet Gymを導入するに至った背景や導入の目的を教えていただけますか？

（安部さん）Happiness Planet Gymの導入のきっかけを簡潔に述べると「無目的」なコミュニケーションの機会をつくりたい、という思いです。企画業務においては、メンバー間で忌憚のない意見交換や壁打ちなどを活発に行うことで、企画の品質を向上させていくことを大事にしています。
 
そのようなコミュニケーションを図る際、心理的安全性が確保されている必要があります。 以前はコミュニケーションを増やすことで、心理的安全性を保っていましたが、組織再編や環境の変化により、コミュニケーション量が減少し、 心理的安全性が低下していると感じていました。
 
そのような状況において、オンライン上で負担なく短時間にコミュニケーションを取ることができるHappiness Planet Gymを導入することを 決めました。

他者受容や他者への関心が見られるようになった

Happiness Planet Gymを利用し始めた時の感想や利用メンバーの反応はいかがでしたか？

（安部さん）最初は、この取り組みに消極的なメンバーもいました。本来、Happiness Planet Gym上で、誰かが投稿をして、それに対して他のメンバーが応援メッセージを送ることが理想的な使い方なのかなと思いますが、初めの頃は応援メッセージの代わりにスタンプ1つでリアクションを済ましてしまう、ということも多かったように思います。

その後、利用していく中でその状態に何か変化はありましたか？また、その際に何か工夫されたことなどはありましたか？

（小池さん）そうですね。最初の1か月、メンバーも手探りの状態で活用していたと思いますが、盛んに活動しているメンバーの投稿などを見て、他のメンバーが「もっとざっくばらんな内容でもいいんだ」という認識に変わっていく様子が見られました。
 
また、後半の1か月はハピネスプラネット社の担当の方にも協力していただきながら、投稿のお題をFINEに沿うような内容にしました（下図参照）。このお題は、仕事面より仕事外のことに焦点を当てるお題なのですが、メンバーが投稿しやすく、より会話が生まれるのではないかと考えたからです。変更後はメンバーが投稿する際に、より具体的な内容を書くようになってきたり、メンバーの投稿に対して応援スタンプだけのリアクションだったものが、応援メッセージへと中身が変化していく様子も見られました。利用期間の後半は初期に比べて、活発に利用できたのではないかと思います。
 

 

Happiness Planet Gymを利用した結果、現れた効果などはありましたか？

（安部さん）1つ挙げるとすれば、他者への姿勢が少し変化したのかなと思います。お題に沿う形で、幼少期の経験や学生時代の部活動に関する他のメンバーの投稿を見て、それ以降その人のことを多面的に見られるようになったと感じています。一例ですが、業務上で意見がすれ違うことも時にはあるのですが、一方で仕事に対する姿勢や思いについては、共感できることも多々あることがHappiness Planet Gymを通じてわかり、以前より仲間意識が育まれたのではないかと感じています。時に、共感できないような部分があったとしても、投稿応援のやり取りを通して「違いは違いで認める」という心持ちにもつながっていき、そのような意味で「他者受容」の効果は大きかったと思います。
 

Happiness Planet Gymの振り返りワークショップで会話するCosmic企画部の皆さま
 
また、このインタビューの前にCosmic企画部全体で各プロジェクトの報告ミーティングを実施したのですが、その際、自分が関与していないプロジェクトに関心を持つメンバーが増えたように感じました。直接的な効果であるとは必ずしも言えないのですが、Happiness Planet Gymを利用した2か月間で、意識的・無意識的に他者へ関心を持つようになったのだとすれば良い変化だと思います。
 
そのような意味においては、Happiness Planet Gymはタックマンモデルの「形成期」や「混乱期」のフェーズで利用すると適切ではないかとも感じました。お互いのことを知らない状態や少しは知ってはいるもののより多面的に理解したい、という状態ですね。このフェーズで利用することでチームビルディングがより強固なものになっていくと思っています。
 

さらにコミュニケーションを促進し、企画業務につなげていく

この2か月間のHappiness Planet Gymの利用全体を通して何か感想はありますか？

（安部さん）そうですね。終わってみれば、メンバー全員が前向きに取り組んでくれたのは良かったです。また、Happiness Planet Gymの導入時は、メンバーにとって、拠点間の物理的な距離や業務スタイルの特性により、フランクなコミュニケーションを取っていくことは、少し負担的な側面が目立ってしまう状況でしたが、2か月間のHappiness Planet Gymの利用を通して、心理的安全性や関係性の向上などコミュニケーションの良い側面を手軽に再認識できたのが良かったです。今後、コミュニケーションに関する施策を進めていく際にも、これまでと比較して、より受け入れてくれるのではないかと考えています。
 

今後、どのようなコミュニケーション施策を実施していきたいですか？

（安部さん）正直、どのようなコミュニケーション施策を実施していくかについては、まだ具体的にはなっていません。ただ、私たちが担う企画業務の特性を考えると、絶えずコミュニケーションを活発にしていきたいと考えています。コミュニケーションの活性が創造性を上げる一方で、生産性を下げてしまうというトレードオフの関係で捉えてしまう人もいると思いますが、そうではなく、コミュニケーションが創造性と生産性の両方を上げることを、施策実施のベースとしながら考えていきたいと思っています。

本日はありがとうございました！

Cosmic企画部の皆さま